Een van mijn klanten deze week: Ik word helemaal gek van die video-meetings. De hele dag gaat het door. Zelfs bij de lunch word ik verwacht om ‘gezellig’ voor het scherm met mijn collega’s een boterham te eten. Ik heb geen moment voor mezelf meer.

Ik hoor veel klachten over het thuiswerken. Alles lijkt nog sneller te gaan dan het al was, antwoorden moeten stante pede worden gegeven. Er is een lichte paniekstemming en niet deelnemen aan een conferencecall in ‘not-accepted’. En dat terwijl de kinderen vaak ook thuis zijn, elkaar van tijd tot tijd in de haren vliegen, lang niet altijd vanzelf hun huiswerk doen, vragen hebben, teleurstellingen te verwerken en de hulp in de huishouding niet meer komt.

NRC heeft een goede samenvatting gemaakt van alle adviezen over thuiswerken en vult deze voorlopig dagelijks aan. Het is zeker een aanrader maar langzamerhand ook een heel boekwerk.

Voor managers met weinig tijd heb ik een lijst gemaakt van de do’s en don’ts op basis van mijn bevindingen van de afgelopen weken:

Wat moet je als manager of werkgever vooral niet (teveel) doen:

• Maak geen online rondje met 20 medewerkers waarin iedereen persoonlijk wordt gevraagd hoe het gaat. Mensen zullen hier echt niet het achterste van hun tong laten zien, het duurt lang en is daarmee niet productief.
• Organiseer niet of alleen zeer beperkt gezamenlijke lunches, koffies en borrels naast alle online vergaderingen. Juist door mensen pauzes te kunnen laten nemen komen zij aan de hoogstnoodzakelijke dingen in huis toe zoals het huiswerk checken van de kinderen, een boodschap voor de buurvrouw of de hond uitlaten. Als je die ruimte niet geeft, stijgt het stress niveau en ervaren mensen dat ze eigenlijk overal tekort schieten.
• Verwacht niet dat iedereen altijd direct reageert en continue aanwezig is. Hoe urgent dingen nu ook zijn, de situatie waar we in zitten kun je het beste zien als marathon en niet als sprint. En om een marathon vol te houden is er ruimte nodig om even bij te tanken, even los te zijn van je beeldscherm en dus ook niet DIRECT op alles te hoeven reageren.
• Houd ook niet vast aan de vaste werkuren voor iedereen. Mensen willen graag hun werk goed doen maar hebben ook te maken met een vaak veeleisende thuisomgeving. Sta toe dat mensen vroeg beginnen of in de avond nog een paar uur werken zodat ze ‘s middags een paar uur aan de kinderen kunnen besteden zonder zich schuldig te voelen.
• Wees selectief met online vergaderen. Maak een goede agenda en prioriteer.
• Investeer in pauzes tussen de online meetings. Juist in het even afstand nemen ontstaan vaak de beste ideeën.

Wat kun je als manager het beste wel doen:

Mensen schijnen vertrouwelijker te zijn aan de telefoon dan via een videocall. Investeer als manager in persoonlijk contact via de telefoon.

• Bel je medewerkers regelmatig even op:

- Vraag hoe het gaat, geef ruimte om even stoom af te kunnen blazen

- Vraag naar de technische aspecten van thuiswerken. Hoe is hun thuiswerkplek? Hoe kan je hier vanuit het bedrijf mogelijk faciliteren?

- Informeer naar het stressgevoel en vraag je medewerkers om hier een cijfer aan te geven tussen de 0-10. Houd dit bij in een schriftje. De volgende keer dat je elkaar spreekt kan je dit opnieuw vragen. Als iemand eerst een 4 geeft en na een paar dagen een 7, vraag dan door. Wat heeft gemaakt dat de stress eerst nog maar een 4 was en nu een 7? Wat kan er gedaan worden om dit weer terug te schroeven?

- Maak goede afspraken over de werktijden. Bespreek wat voor de medewerker goed werkt. Ik hoorde bijvoorbeeld van een senior projectleider het voorbeeld dat zij en haar man om de beurt ’s ochtends vier uur achter elkaar werkten. In de middag hadden ze weer zo’n shift. Voor hen werkte dat goed. Toch werd zij geregeld gebeld als ze haar twee jongere kinderen aan het managen was. Dat gaf stress en werkte aan twee kanten niet goed. Maak dus goede afspraken over wat haalbaar is, wat prioriteit heeft en stuur op resultaat in plaats van vaste werktijden.

• Communiceer binnen je team over de werktijden van de verschillende teamleden, zorg voor een actueel werkrooster en vraag je medewerkers hier respectvol en creatief mee om te gaan.
• Stimuleer wandelingetjes en een gezond leefpatroon. Geef daarin ook zelf het goede voorbeeld.
• Stuur na 20.00 geen mails meer met vragen of opdrachten. Zet die desnoods klaar en verstuur deze vanaf 8.00 ’s morgens.
• Last but not least, schakel een psycholoog of coach in als je merkt dat een medewerker meer ondersteuning nodig heeft dan jij op dat moment kan bieden. Hiermee ontlast je jezelf en creëer je de beste basis voor snel herstel en blijvende productiviteit.

De drie primaire reacties op stress

Het is voor iedereen een verwarrende tijd en de inzichten veranderen per dag. Mensen reageren doorgaans op drie manieren op stress: fight, flight or freeze: ofwel vechten, vluchten of bevriezen. Herken de signalen bij jezelf. Hoe zit je er in? Wat is in deze situatie het meest handig? Houd deze primaire reacties ook in je achterhoofd bij het luisteren naar je medewerkers. Wat hoor je iemand in feite doen, vechten, vluchten of bevriezen? Maak het indien mogelijk bespreekbaar. Stel jezelf open op en vertel bijvoorbeeld dat je zelf ook wisselt tussen vechten en bevriezen en andersom. Het is logisch. We zijn mensen, al eeuwenlang en deze primaire reacties zitten in ons reptielenbrein en zullen vooral onder stress blijven bestaan.

Door nu flexibel en persoonlijk te zijn in je benadering verstevig je de band en de onderlinge loyaliteit. Juist in een marathon als deze is dit goud waard en precies wat je nodig hebt om te overleven en je dienst of product aan te passen aan de actualiteit.

Deze blog is geschreven door Ruerdje van Mierlo
LinkedIn Ruerdje van Mierlo